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Schaden melden

Schadenmanagement: was dazugehört, was es intern kostet, wann Auslagern trägt.

Schadenmanagement für Hausverwaltungen ist die Übernahme der operativen Schadenbearbeitung durch einen externen Dienstleister: von der Meldung über Angebote, Gewerke und Versicherer bis zur dokumentierten Akte.

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Was ist Schadenmanagement?

Drei Begriffe, die oft verwechselt werden. Der Unterschied liegt darin, wer was tut.

Notdienst

Beseitigt die akute Gefahr: Wasser abstellen, sichern, Notöffnung.

Schadensanierung

Die Handwerksarbeit: Trocknung, Estrich, Fliesen, Maler.

Schadenmanagement

Die Steuerung darum herum: wer was tut, in welcher Reihenfolge, zu welchem Preis, dokumentiert für den Versicherer.

Das übernehmen wir.

Die zwölf Schritte hinter einem Schaden

Keiner ist schwierig. Zusammen binden sie Arbeitszeit, und sie kommen selten einzeln.

  1. 1Schaden aufnehmen und einreichen
  2. 2Ursache klären, Leckortung beauftragen
  3. 3Trocknung beauftragen
  4. 4Handwerker suchen und koordinieren
  5. 5Angebote einholen und prüfen
  6. 6Termine mit Mietern und Eigentümern
  7. 7Schaden beim Versicherer melden
  8. 8Fotos, Protokolle und Belege bündeln
  9. 9Kostenaufstellung übermitteln
  10. 10Nachfassen bis zur Freigabe
  11. 11Instandsetzung abnehmen
  12. 12Akte schließen und übergeben
Schritt 1 bleibt bei Ihnen: aufnehmen und einreichen.Schritt 2 bis 12 laufen bei uns; jede Beauftragung geben Sie vorher frei.

Was die interne Bearbeitung kostet

Sie steht in keiner Rechnung, weil es Personalzeit ist. Rechnen lässt sie sich trotzdem:

50 Schäden × 4 Stunden = 200 Stunden

Rund 25 Arbeitstage im Jahr. Drei bis fünf Stunden je Schaden sind ein realistischer Ansatz.

Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen

Auslagern oder im Team behalten?

Meist als Kostenfrage gestellt, in Wahrheit eine Kapazitätsfrage.

Interne Bearbeitung und externe Koordination im Vergleich
EntscheidungspunktIm eigenen TeamMit externem Dienstleister
KoordinationDirekter Draht zu Betrieben; Rückfragen und Termine bleiben beim Team.Operative Arbeit wird übertragen; Übergabe und Ansprechpartner stehen fest.
KapazitätVertretung für Urlaub, Krankheit und Schadenwellen nötig.Schwankungen trägt der Dienstleister.
KostenPersonalzeit und Werkzeuge gehören in den Vergleich.Gebühren und Finanzierung offenlegen lassen.
KontrolleDokumentation liegt bei der Verwaltung.Freigaben und Aktenzugriff vorab vereinbaren.
Vier Entscheidungen bleiben immer bei Ihnen

Welche Schäden Sie abgeben, die Freigaben gegenüber Eigentümern und Beirat, Ihr Vertragsverhältnis zur Gemeinschaft und die Objektunterlagen. Sie können mit einem einzelnen Schaden anfangen: ohne Laufzeit, ohne Mindestvolumen und ohne dass der Versicherungsbestand den Betreuer wechselt.

Was für die Bearbeitung im eigenen Team spricht

Sie behalten die direkte Kontrolle und den unmittelbaren Draht zum Handwerker. Wer ein eingespieltes Team und ein stabiles Handwerkernetz hat, gibt das ungern aus der Hand. Dagegen spricht die Praxis: Schäden kommen in Wellen, Urlaub und Krankheit treffen sie ungefiltert, und die Koordination verdrängt die Arbeit, für die eine Verwaltung bezahlt wird.

Woran Sie einen guten Dienstleister erkennen

Führt er selbst aus?

Wer plant und gleichzeitig saniert, bewertet sein eigenes Angebot.

Wer bezahlt ihn, und wofür?

Die Grundlage muss vor dem Auftrag offenliegen. Unsere: Die beauftragten Fachbetriebe vergüten Bestandsnetz für vorbereitete, dokumentierte Aufträge, ohne Aufschlag auf die Handwerkerrechnung.

Gehört er zu einem Versicherer?

Dann ist offen, wessen Interesse im Zweifel gilt.

Bestandsnetz führt nicht selbst aus und ist an keinen Versicherer gebunden. Die Vergütung kommt von den beauftragten Fachbetrieben, ohne Aufschlag auf deren Rechnung. Sie prüfen die Angebote und entscheiden über die Beauftragung.

Wie wir das übernehmen

Sie melden den Schaden über das Portal oder per Anruf. Wir übernehmen ab Schritt zwei und geben die fertige, prüffähige Akte zurück; Bestandsnetz Consult bleibt Ihr Vertrags- und Ansprechpartner. Vertragsberatung und Versicherungsvermittlung gehören nicht dazu. Leistung und Übergabe im Detail

Wer bietet was an?

Modelle, keine Anbieter

Unter dem Wort Schadenmanagement stehen am Markt drei verschiedene Angebote. Der Unterschied liegt nicht im Namen, sondern darin, wer die Arbeit macht und was Sie dafür mitbringen müssen.

Was Sie bekommen
SoftwareEin Portal, in dem Meldungen, Stand, Belege und Auswertung zusammenlaufen.
Abwicklung mit BestandsbindungDie operative Schadenabwicklung – Gewerke, Termine, Versicherer, Dokumentation.
Bestandsnetz ConsultDieselbe operative Schadenabwicklung – Gewerke, Termine, Versicherer, Dokumentation.
Was bei Ihnen bleibt
SoftwareDie Ausführung – wer Handwerker anruft, Termine abstimmt und beim Versicherer nachfasst, richtet sich danach, was der Anbieter neben der Software vereinbart.
Abwicklung mit BestandsbindungDie Entscheidungen. Die Ausführung geht ab.
Bestandsnetz ConsultDie Entscheidungen. Und Ihr Versicherungsbestand.
Voraussetzung
SoftwareLizenz und ein Team, das damit arbeitet.
Abwicklung mit BestandsbindungEin Modell, das die Abwicklung an die Vermittlung koppelt: Sie steht zur Verfügung, solange der Versicherungsbestand dort geführt wird.
Bestandsnetz ConsultKeine Bestandsübertragung, kein Mindestvolumen, keine Laufzeit.
Die Frage, die es klärt
SoftwareWer ruft den Handwerker an – steht das im Leistungsverzeichnis?
Abwicklung mit BestandsbindungLäuft die Abwicklung weiter, wenn der Versicherungsvertrag endet?
Bestandsnetz ConsultDieselbe Frage, unsere Antwort: Sie läuft weiter. Sie hängt an nichts.

Und Ihr Versicherungsbestand?

Softwarebleibt, wo er ist
Abwicklung mit Bestandsbindungwird dorthin übertragen
Bestandsnetz Consultbleibt, wo er ist

Welches Modell passt, hängt an Ihrer Lage: Fehlt vor allem die Übersicht, die Personalzeit oder beides? Vergleichen Sie deshalb nicht nur Funktionen, sondern den tatsächlich übernommenen Arbeitsumfang.

Schadenmanagement: häufige Fragen

Begriff, Abgrenzung zur Schadensanierung, Kosten, Auslagerung und Auswahl des Dienstleisters.

Was ist Schadenmanagement in der Hausverwaltung?
Schadenmanagement ist die operative Abwicklung eines Gebäudeschadens von der Meldung bis zum Abschluss der Akte: Schaden aufnehmen und Ursache klären, Leckortung und Trocknung beauftragen, Handwerker suchen und koordinieren, Termine mit Mietern und Eigentümern abstimmen, den Schaden beim Versicherer melden, Belege prüffähig zusammenstellen, nachfassen bis zur Freigabe und die Instandsetzung abnehmen. Es ist kein Notdienst - der beseitigt die akute Gefahr, das Schadenmanagement organisiert alles danach.
Ist Schadensanierung dasselbe wie Schadenmanagement?
Umgangssprachlich meinen viele dasselbe, fachlich ist es ein Unterschied. Schadensanierung bezeichnet die handwerkliche Beseitigung des Schadens - Trocknung, Estrich, Fliesen, Malerarbeiten. Schadenmanagement ist die Steuerung darum herum: wer macht was, in welcher Reihenfolge, zu welchem Preis, und wer dokumentiert es für den Versicherer. Wir sanieren nicht selbst, wir steuern die Betriebe, die sanieren.
Was kostet Schadenmanagement die Hausverwaltung?
Am Markt gibt es drei Modelle: eine Fallpauschale je Schaden, eine monatliche Grundgebühr je Einheit, oder eine Vergütung durch die ausführenden Betriebe. Wir arbeiten nach dem dritten Modell - für Verwaltung und Eigentümer fallen keine Grundgebühr und keine Fallpauschale für unsere Koordination an, auch kein gesonderter Aufschlag auf die Handwerkerrechnung. Reparaturkosten, Selbstbehalte und nicht versicherte Positionen sind davon getrennt zu betrachten. Vergütet werden wir von den beauftragten Fachbetrieben, weil sie über uns planbare und vollständig dokumentierte Aufträge erhalten.
Ab wann lohnt es sich, Schadenmanagement auszulagern?
Die übliche Rechnung geht über die Zeit, nicht über den Preis. Rechnen Sie die Zahl der Schäden im Jahr mal dem Aufwand je Schaden - drei bis fünf Stunden sind ein realistischer Erfahrungswert für Koordination, Rückfragen und Versichererkorrespondenz. Bei 50 Schäden und vier Stunden sind das 200 Stunden, also rund 25 Arbeitstage. Weil die Übernahme Sie nichts kostet, gibt es aber keine Mindestmenge, ab der es sich rechnet: Sie können auch einen einzelnen Schaden abgeben.
Was bleibt bei der Verwaltung, wenn sie auslagert?
Ein Arbeitsschritt und vier Entscheidungen. Der Arbeitsschritt ist die Meldung: Sie nehmen den Schaden auf und reichen ihn bei uns ein. Die elf Schritte danach übernehmen wir. Die vier Entscheidungen sind jeweils Minutensache: welche Schäden Sie abgeben, die Freigabe der Angebote vor jeder Beauftragung, die Freigabe von Abnahme und Rechnung sowie die Kommunikation gegenüber Eigentümern und Beirat. Ihr Vertragsverhältnis zur Eigentümergemeinschaft bleibt unberührt; die Objektunterlagen stellen Sie bereit.
Woran erkennt man einen guten Schadenmanagement-Dienstleister?
An drei Fragen. Erstens: Führt er selbst aus? Wer plant und gleichzeitig saniert, bewertet sein eigenes Angebot. Zweitens: Wer bezahlt ihn, und wofür? Die Grundlage muss vor dem Auftrag offenliegen; bei Bestandsnetz sind das die beauftragten Fachbetriebe, die für vorbereitete, dokumentierte Aufträge vergüten, ohne Aufschlag auf die Handwerkerrechnung. Drittens: Gehört er zu einem Versicherer oder einem Sanierungskonzern? Dann ist offen, wessen Interesse im Zweifel gilt. Bestandsnetz führt nicht selbst aus und ist an keinen Versicherer gebunden. Die beauftragten Fachbetriebe vergüten Bestandsnetz; deshalb sollten Finanzierung, Leistungsumfang und Angebotsfreigabe offengelegt sein. Die Entscheidung über eine Beauftragung bleibt beim Auftraggeber.
Wo ist der Haken bei kostenlosem Schadenmanagement?
Die berechtigte Frage lautet: Wer bezahlt, wenn nicht die Verwaltung? Die Antwort ist das Fach- und Umsetzungsnetzwerk. Die beauftragten Fachbetriebe vergüten uns dafür, dass sie über uns planbare, vollständig dokumentierte Aufträge erhalten, statt Ausschreibungen zu akquirieren. Auf die Handwerkerrechnung kommt dabei kein Aufschlag - die Kosten bleiben marktüblich, und Sie können sie wie jede andere Rechnung prüfen. Was daraus folgt und was Sie prüfen sollten: Wir haben ein Interesse daran, dass Betriebe beauftragt werden - deshalb bleibt die Freigabe bei Ihnen, und Sie können jederzeit einen eigenen Betrieb vorgeben. Was es NICHT gibt: Grundgebühr, Fallpauschale, Mindestvolumen, Laufzeit oder eine Bedingung, dass der Versicherungsbestand zu uns wechselt.
Welche Risiken habe ich, wenn ich die Schadenabwicklung auslagere?
Drei sind real. Erstens die Abhängigkeit von einem Dienstleister - deshalb gibt es bei Bestandsnetz Consult keine Laufzeit und kein Mindestvolumen; Sie können mit einem einzelnen Schaden anfangen und jederzeit aufhören. Zweitens die Qualität der ausführenden Betriebe, für die Sie gegenüber Ihren Eigentümern geradestehen - deshalb bleibt die Freigabe bei Ihnen und Sie können eigene Betriebe vorgeben. Drittens der Auftritt gegenüber Ihren Mietern und Eigentümern: Ein externer Partner, der unprofessionell auftritt, fällt auf die Verwaltung zurück. Das lässt sich nicht wegversprechen, sondern nur an einem ersten Fall prüfen - genau dafür ist der Einstieg mit einem einzelnen Schaden gedacht.
Wie reduziere ich den Zeitaufwand meiner Verwalter bei Versicherungsschäden?
Der Aufwand steckt nicht im einzelnen Schaden, sondern in der Zahl der parallelen Vorgänge und den Unterbrechungen, die sie erzeugen. Ein Gebäudeschaden besteht aus zwölf Arbeitsschritten; der erste ist die Aufnahme und Einreichung, die elf danach sind Koordination, Nachfassen und Dokumentation. Wer den Zeitaufwand senken will, hat drei Wege: die Schritte im Team standardisieren, sie digital unterstützen oder sie abgeben. Software macht den Stand sichtbar, nimmt aber keinen Anruf ab - die operative Arbeit bleibt in der Verwaltung. Bestandsnetz Consult übernimmt die elf Schritte tatsächlich; bei Ihnen bleiben die Meldung und vier Entscheidungen. Was das in Ihrer Größenordnung an Stunden bedeutet, rechnet der Entlastungsrechner mit Ihren eigenen Zahlen aus.
Übernehmen Sie auch die Kommunikation mit dem Versicherer?
Ja, operativ: Wir melden den Schaden im Auftrag der Verwaltung beim Versicherer, liefern Fotos, Protokolle und Kostenaufstellungen nach und fassen bis zur Freigabe nach. Nicht dazu gehören Vertragsberatung, Deckungsprüfung und Versicherungsvermittlung. Über die Versicherungsleistung entscheidet der Versicherer; Entscheidungen zu vertraglichen Ansprüchen bleiben beim Auftraggeber und seinen dafür beauftragten Ansprechpartnern.

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Verantwortlich für den Inhalt: Jannik-Noah Grätke, Inhaber Bestandsnetz Consult. Stand: . Fachliche Grundlage: Regelwerke, Marktübersichten und Angebote von Fachbetrieben; keine Rechtsberatung.

Wie viele Schäden fallen bei Ihnen an?

Schildern Sie uns kurz Ihre Größenordnung. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden und gehen die Zahlen mit Ihnen durch, unverbindlich und ohne Laufzeit.

  • Keine Laufzeit, kein Mindestvolumen
  • Testen Sie uns an einem einzelnen Schaden
  • Für Verwaltung und Eigentümer kostenfrei
  • Kein Aufschlag auf die Handwerkerrechnung

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